Lietuvos naujienos - Verslas - 2021-08-02

10 dažniausiai pasitaikančių projektų valdymo problemų

Planavimas, komunikacija, rizikų valdymas, komandinės dvasios palaikymas, terminų sekimas – tai tik dalis projektų vadovų užduočių. Didžiulė atsakomybė gula ant projektą valdančio žmogaus pečių. Jis kasdien susiduria su daugybe iššūkių ir privalo juos visus įveikti, norint įgyvendinti projektą. Savaime suprantama, kad projekto valdymas nėra lengvas darbas, bet su patirtimi darosi kiek lengviau  numatyti galimas problemas ir iš anksto pasistengti jų išvengti. Galbūt žinodami dažniausiai pasitaikančius iššūkius, lengviau jų išvengsite. Šiame straipsnyje aprašoma 10 labiausiai paplitusių  projektų valdymo problemų.

1. Besikeičianti projekto apimtis

Nesvarbu, koks detalus bebūtų projekto planas, jo apimties pokyčiai vis viena įvyks. Tai natūraliai įvyksta projekto įgyvendinimo metu. Dažniausiai projekto apimties pokyčiai vyksta dėl besikeičiančių kliento norų. Darbų eigoje atsiranda papildomų funkcionalumų poreikis ir taip projekto apimtis padidėja. Tuomet susiduriama su terminų nesilaikymo ir per didelių išlaidų problema. Aktyvus bendravimas su klientais planuojant, prioritizuojant ir darbas iteracijomis gali padėti šiek tiek aiškiau suprasti lūkesčius ir tiksliau apibrėžti projekto reikalavimus. Taip bus išvengta didelių projekto apimties nuokrypių.

2. Neapibrėžti tikslai

Aiškiai nustatyti tikslai yra vienas iš svarbiausių sėkmingo projekto eigos ir užbaigimo garantų. Jei neturite konkrečių tikslų, kurių siekiate įgyvendindami projektą, komandai bus sunku dirbti, nes ji nežinos, kodėl iš viso dirba. Tad svarbu dar prieš imantis projekto, aiškiai įvardinti ir iškomunikuoti, koks yra bendras viso projekto tikslas ir koks kiekvienos atskiros iteracijos ar užduoties tikslas. Su tikslais ir parengtu darbų planu turėtų susipažinti komandos nariai. Reikia įsitikinti, kad visi žino ir supranta, ko turi siekti projekto metu, tai padidins darbuotojų motyvaciją ir darbo efektyvumą.

3. Neefektyvi komunikacija

Manoma, kad apie trečdalis projektų žlunga dėl prastos komunikacijos. Visų pirma šią problemą padeda spręsti profesionalus projektų vadovas ir efektyvus projekto valdymas. Projektų vadovas turi bendrauti tiek su komandos nariais, tiek su klientais, kad projekto vystymas būtų efektyvus ir sėkmingas. Labai svarbu, kad komunikacija vyktų aiškiai ir visiems  suprantamais būdais. Galima parengti komunikacijos planą, nustatyti taisykles ir konkrečiai apsibrėžti, kokie bendravimo kanalai bus naudojami viso projekto metu. Svarbiausia, vengti neefektyvių susitikimų, kurie tik švaisto komandos laiką ir užsitikrinti, kad visi susiję asmenys supranta vienodai. Dažnai kyla nesusipratimų, nesusikalbėjimų, kai skirtingi asmenys tą pačią informaciją interpretuoja ir supranta skirtingai.

4. Nepakankami komandos narių įgūdžiai

Visos komandos darbo efektyvumas priklauso nuo kiekvieno jos nario įgūdžių. Svarbu, aiškiai žinoti, kiek ir kokio lygio ir kokių sričių specialistų reikės konkrečiam projektui įgyvendinti. Projekto planavimo etape reikia įvertinti kiekvieno komandos nario įgūdžius ir galimybes tobulėti. Jei jaučiamas kompetencijų trūkumas, vertėtų paieškoti papildomų darbuotojų, kurie užpildytų komandos kompetencijos spragas ir neleistų projektui žlugti.

5. Atskaitomybės trūkumas

Projektų komanda dirba tikrai gerai, kai kiekvienas narys jaučiasi atsakingas ir bando kaip įmanoma geriau atlikti jam priskirtas užduotis. Deja, realybėje vis dar didelė dalis darbuotojų pamiršta atskaitomybę ir nesistengia dirbti taip našiai, kaip galėtų. Vienas iš paprasčiausių būdų padidinti atsakomybę ir atskaitomybę yra naudoti projekto valdymo sistemą, kuri leidžia projektų vadovui sukurti ir priskirti užduotis konkrečiam komandos nariui. Tokios sistemos pagalba galima matyti, kiek kiekvienas komandos narys pasistūmėjęs su jam priskirtų darbų atlikimu, kiek laiko buvo atliekama tam tikra užduotis ar kurios užduotys stringa ir reikalinga pagalba.

6. Rizikų valdymas

Zodynas.vz.lt rizikos valdymą apibrėžia kaip „metodišką rizikos vertinimą siekiant apsaugoti asmenį, turtą, kapitalą ir pajamas nuo praradimų, galinčių kilti dėl nepalankių sąlygų ar nesėkmingai susiklosčiusių įvykių“. Nesvarbu, koks bebūtų projektas, rizikų išvengti neįmanoma, tačiau intensyvus kliento ir susijusių asmenų įtraukimas į projekto įgyvendinimą, nuolatinė komunikacija, darbas iteracijomis leidžia sumažinti kylanių rizikų ir efektyviau jas suvaldyti. Žinoma, visų įmanomų rizikų apgalvoti nepavyks, bet bent dalį jų efektyviai suvaldžius, projekto eiga bus sklandesnė.

7. Darbų prioritizavimo nebuvimas

Nei vienas projektas negali būti sėkmingas, jei neturi sudėlioto darbų plano su aiškiai nustatytais prioritetais. Labai svarbu prieš pradedant įgyvendinti projektą viską išsamiai aptarti su klientu ir su komanda. Tuomet būtina sudaryti projekto darbų sąrašą, šiuos darbus prioritizuoti pagal kliento poreikius ir nuolatos jį peržiūrėti, atsižvelgiant į turimą progresą ir kliento atsiliepimus.

8. Nerealūs terminai

Nerealūs terminai yra dar vienas projekto valdymo iššūkis, kuris gali smarkiai paveikti galutinius rezultatus ir kokybę. Projektų vadovas turi žinoti savo komandos galimybes ir tuo remdamasis tartis su klientu dėl bendro projekto įgyvendinimo laiko, atskirų užduočių terminų ir prioritetų. Gerai suplanuoti terminus gali padėti Agile projektų valdymas, kur visas projektas suskirstomas sprintais ir kiekvienas jų turi aiškiai apibrėžtus laiko tarpus. Projekto vykdymo metu labai svarbu nuolatos stebėti terminų planą ir stengti jo laikytis.

9. Biudžeto sudarymas

Daugelis projektų vadovų sako, kad išlaidų planavimas yra didžiausias iššūkis projektų valdyme. Tik veiksmingai valdomos sąnaudos gali padėti išvengti projekto žlugimo ir užtikrinti gerą galutinį rezultatą. Būtina gerai apgalvoti, kokią biudžeto planavimo procedūrą taikyti konkretaus projekto atveju, ir padaryti realų sąnaudų planą, kad būtų išvengta išlaidų viršijimo. Bet koks projektas turi būti planuojamas atsižvelgiant į turimą biudžetą ir realiai įvertinant projekto įgyvendinimo galimybes pagal planuojamas sąnaudas.

10. Netinkamų projekto valdymo įrankių naudojimas

Projektų valdymas sudėtingas procesas, kuriame labai svarbu planuoti, komunikuoti ir siekti bendrų rezultatų, o tai daryti gali padėti įvairios programos ir įrankiai. Projektų valdymo programos ar įrankiai skirti padėti komandai sėkmingai įgyvendinti projektus ir jų pasirinkimas labai platus. Tačiau, norint pasiekti geriausių rezultatų, reikia pasirinkti tinkamus įrankius konkrečiam projektui. Prieš pradėdami naudoti tam tikrą programą įvertinkite, ar ji tikrai reikalinga, pakankamai patogi ir vizuali, ar integruojama su kitais komandos naudojamais įrankiais. Venkite nereikalingų projektų valdymo programų, kurios tik užims komandos narių laiką, bet neturės jokios apčiuopiamos naudos.

Kaip paminėta anksčiau, projektų valdymas gali būti sunki užduotis. Eigoje kylančios problemos kartais atrodo neįveikiamos. Tačiau iššūkių identifikavimas ir tinkama projekto valdymo metodika gali palengvinti kasdienį darbą bei padėti įveikti iškilusias problemas.

Asociatyvi nuotrauka paimta iš nemokamo nuotraukų šaltinio: www.unsplash.com

AINA Facebook naujienos

 Pamatykite naujienas pirmi!
 Sekite naujienas mūsų "Facebook" paskyroje!


Rekomenduojami video

Naujienos iš interneto

Taip pat skaitykite: