Ar dokumentų formatavimas svarbus teikiant viešųjų pirkimų pasiūlymą?

Galima pasakyti, jog pateikimas, dažnu atveju yra tiek pat, jeigu ne dar labiau svarbus už patį turinį. Juk dažniausiai pirkėjus ir vartotojus suvilioja ne produkto techninė specifikacija, o reklaminė medžiaga bei pateikimas. Tiesa, viešieji pirkimai yra tos perkančios organizacijos yra kiek kitaip į pirki žiūrintis klientas, tačiau tendencija išlieka ta pati, kitoks pateikimas, šiuo atveju formatavimas, gali padėti išsiskirti ir padidinti šansus laimėti konkursą. Pasižiūrėkime į tai, kaip formatavimas gali daryti įtaką jūsų sėkmei viešuosiuose pirkimuose. O, jeigu tiksliau, štai jums keli patarimai, kaip formatuoti dokumentus taip, jog projektas atrodytų dar geriau ir įdomiau.

Pradėkite nuo reikalavimų

Kad ir kokių įspūdingų lentelių, grafikų ar dokumentų formatavimo galimybių turite, pirmiausia privalote išnagrinėti pirkimo reikalavimus. Pirkimo dokumentuose nurodoma, ką galima ir ko negalima minėti savo dokumentuose. Be to, kai kada labai aiškiai nurodoma struktūra, kokia tvarka mintys turi būti išdėstytos bei kokia pasiūlymo dalis rašoma po kurios.

Jeigu šių reikalavimų nesilaikysite – nesvarbu koks geras bus jūsų turinys, dokumentas gali būti iš karto atmestas arba sumažės įvertinimas.

Kaip formatuoti tekstą

Viskas priklauso nuo to, kaip pateiksite dokumentą. Jeigu pakanka įkelti Microsoft Word ar .pdf formato failą, tuomet galima žaisti su formatavimu ir ieškoti įdomiausių sprendimų. Tačiau, jeigu tekstas bus keliamas į internetinę sistemą, vadinamuosius Text boxes arba specialius laukelius tekstui, bet kokie formatavimo ypatumai iš karto dings.

Nepamirškite išnaudoti visus leidžiamus puslapius, jeigu tik turite naudingos informacijos. Į tekstą įdėkite kuo daugiau antraščių. Jos padeda skaitytojams „nepaskęsti“ ilgo teksto „jūroje“ be to, aiškiau suformatuoja turinį bei palengvina aktualios informacijos paiešką.

Formatuodami dokumentus pasirinkite tinkamą šriftą (Times New Roman, Arial, Calibri – klasikiniai, bet pakankamai solidūs pasirinkimai). Eksperimentuoti su šriftu galima, tačiau tai yra didelė rizika. Nesirinkite itin sunkiai įskaitomų arba keistai atrodančių šriftų. Tai tikrai nepatiks skaitytojams.

Pasiūlymo pradžioje įtraukite turinį. Nesuskirstykite jo į pernelyg smulkų, tačiau naudojant antraštes turėtų nesunkiai pavykti aiškiai išdėlioti visą pasiūlymą.

Puslapio formatas

Dažniausiai esame įpratę matyti portretinį turinio išdėstymą.  Tačiau, jeigu jūsų pasiūlyme yra daug lentelių, nuotraukų ir vizualios medžiagos, verta pasvarstyti apie gulsčią (Landscape) formatą. Tokiu būdu lengviau aprėpti visą turimą medžiagą, kadangi išilgai laikomas lapas, kuriame daug nuotraukų ar lentelių neefektyviai išnaudojamas.

Klaidos – ne visada galima pasitikėti tik automatinio redagavimo funkcija

Dauguma viešųjų pirkimų ekspertų net nerekomenduoja naudotis gramatikos ir rašybos tikrinimo funkcija. Nors šis nustatymas padeda išvengti klaidų, jis tikrai negalės pastebėti kiekvieno trūkumo, mat, jis nemato konteksto ir logikos klaidų.

Būtina tekstą patikrinti savomis jėgomis. Be to, visada gali būti naudinga paprašyti, kad jį perskaitytų prie kūrimo neprisidėjęs asmuo. Jų žvilgsniai gali pamatyti klaidas, kurių rašytojai paprasčiausiai neįžvelgia.

Prekės ženklo grafika

Tikriausiai norisi (arba jau yra numatyta), kad pasiūlymas būtų parengtas ant firminio jūsų įmonės formato. Kai kur įterpti logotipai, ant grafikų matomai paskelbta prekės ženklo simbolika ir panašiai. Tačiau nepamirškite, kad dokumentus pateikiate klientui. Būtinai įtraukite ir jo logotipus bei firmines žymas ten, kur pateikiama su jūsų pasiūlymu susijusi medžiaga. Galbūt logiška būtų jų logotipą, kartu su saviškiu įtraukti į kiekvieno lapo apatinę paraštę (footer)? Galimybių tikrai daug.


AINA Facebook naujienos

 Pamatykite naujienas pirmi!
 Sekite naujienas mūsų "Facebook" paskyroje!


Rekomenduojami video

Naujienos iš interneto

Taip pat skaitykite: