„Banqup“ įrankis smulkiam ir vidutiniam verslui darbo su sąskaitomis laiką gali sumažinti 13 valandų

Finansinė ir buhalterinė apskaita – viena kertinių sėkmingo verslo funkcijų. Jeigu ji yra šiuolaikiška ir efektyvi, galima sklandžiai administruoti visus buhalterinius procesus, todėl įmonė veikia stabiliai, o reputacija tarp verslo partnerių – puiki. Visgi, realybė yra šiek tiek kitokia. Inovatyvios sąskaitų valdymo platformos „Banqup“ užsakymu 2022 m. atlikta smulkaus ir vidutinio verslo apklausa atskleidė, kad didžiausias iššūkis, su kuriuo kiekvieno mėnesio gale jie susiduria – „paskutinės minutės“ ir prarastos sąskaitos. Ir tik todėl, kad didžioji dalis procesų vis dar atliekama rankiniu būdu.

Technologijų amžiuje rankų darbas tampa atgyvena

„Paradoksalu, kad per pandemiją informacinių procesų automatizavimo ir analizės sprendimų poreikį ypač pajuto mažos ir vidutinės įmonės, tačiau skaitmenizavimo procesai jų finansinės apskaitos nepalietė arba palietė labai minimaliai. Statistika rodo, kad buhalteriai Lietuvoje vidutiniškai per mėnesį skiria 13 val. ir 20 min. papildomiems apskaitos tvarkymo darbams atlikti, nes iki šiol dirba su popierinėmis sąskaitomis. Ne mažiau laiko sugaišta ir verslai, kurie nesamdo buhalterių, nes visas sąskaitas pildo vadovas ar individualią veiklą vykdantis asmuo. Tai patvirtina ir mūsų užsakymu šiemet atlikta smulkaus ir vidutinio verslo apklausa, kuri atskleidė, kad dauguma jų vis dar kasdien popierines sąskaitas į sistemą suvedinėja rankomis, nes dėl finansinių ar kitų priežasčių nesinaudoja apskaitos sistemomis. Sakyčiau, idealiu atveju technologijų amžiuje rankinio darbo turėtų iš viso nelikti,“ – įžvalgomis dalijasi „Banqup“ produkto vadovas Žilvinas Kaziukonis.

Pasak jo, yra ir kitų neskaitmeninių sąskaitų tvarkymo niuansų: kasdien atliekant daug standartizuotų užduočių, klaidos tikimybė yra neišvengiama – su tokio tipo nesklandumais teigia susiduriančios net 3 iš 4 įmonių šalyje. Be to, „Swedbank“ užsakymu atlikta apklausa parodė, kad dėl buhalterijoje pasitaikančių klaidų, 20 proc. smulkių ir vidutinių įmonių teko patirti finansinių nuostolių.

„Visais laikais ant apskaitininkų pečių nuguldavo didžiausia atsakomybė – ne tik dėl darbo svarbos, bet ir dėl jiems priskiriamų papildomų funkcijų. Jeigu anksčiau užtekdavo mokėti gerai skaičiuoti ir būti atidžiu detalėms, dabar buhalteris turi atlikti keliasdešimt funkcijų ir mokėti begalę dalykų. Ir, jeigu įmonėje apskaitos procesai nėra skaitmenizuoti – šių kompetencijų paprasčiausiai gali nebepakakti norint būti konkurencingu. Džiugina tai, kad įmonės tai pradeda suprasti. Tokį poreikį lemia noras mažinti išlaidas, efektyviau valdyti su sąskaitomis susijusius procesus ir, be abejo, gerinti mikroklimatą įmonėje bei komunikaciją tarp buhalterio ir vadovo. Jeigu įmonėje pats vadovas priima ir išrašo sąskaitas, eliminavus rankinį darbą, jam nereikės gilintis į sąskaitų parengimo niuansus ir daug daugiau laiko liks naujų klientų paieškai bei verslo plėtrai“, – sako Ž. Kaziukonis.

Skaitmeninė sąskaitų tvarkymo platforma – tik didelėms įmonėms?

„Citadele“ banko užsakymu atlikta įmonių apklausa atskleidė, kad Lietuvos verslai labiausiai norėtų automatizuoti ataskaitų rengimą ir sąskaitų išrašymą – poreikį juos automatizuoti išsakė atitinkamai 33 proc. ir 21 proc. apklaustų bendrovių.

„Automatizuoti apskaitos įrankiai iki šiol buvo naudojami tik didelėse tarptautinėse kompanijose, o didžiajai daliai lietuviškų įmonių (ką jau kalbėti apie smulkų verslą) šios sistemos buvo neprieinamos. Mes šį poreikį žinome. Todėl ne tik išsiaiškinome daugumos įmonių apskaitos tvarkymo neefektyvumo priežastis, bet ir jau esame pasiūlę įrankį – tai inovatyvi „Banqup“ internetinė platforma, kuri vieno langelio principu padeda įvairaus dydžio verslui lengvai ir sklandžiai valdyti sąskaitas-faktūras. Ši sistema unikali tuo, kad turi daugiau funkcionalumų nei kitos panašios platformos: joje atpažįstamos ir automatiškai suskaitmeninamos ne tik pardavimo, bet ir pirkimo sąskaitos, platformoje galima tvarkyti ir apmokėti gautas sąskaitas-faktūras iš įvairių tiekėjų – tam nereikia atskirai jungtis prie elektroninės bankininkystės. Be to, smulkus ir vidutinis verslas ar individualiai veikiantys asmenys, kurie bendradarbiauja su viešosiomis įstaigomis ir privalo joms pateikti Europos standartą atitinkančias elektronines sąskaitas faktūras, tai sistemoje gali atlikti be jokių trikdžių. Norime paneigti mitą, kad sąskaitų faktūrų tvarkymo sistemos yra prieinamos tik didelėms įmonėms su dideliais sąskaitų srautais ir valdomais biudžetais – šia platforma vienodai efektyviai gali naudotis ir individualia veikla užsiimantys asmenys. Kad toks įrankis reikalingas, nurodė ir mūsų apklausos dalyviai,“ – pabrėžia „Banqup“ produkto vadovas.

Apklausa: smulkios ir vidutinės įmonės nori skaitmenizacijos proveržio

„Banqup“ apklausti Lietuvos smulkaus ir vidutinio verslo atstovai nurodė kelias pagrindines bėdas, su kuriomis jie susiduria mėnesio gale:

Prarastos sąskaitos: mėnesio pabaiga dažniausiai reiškia „medžioklės laiką“ – visada trūksta kokios nors tarp įmonių, pašte ar dokumentų segtuvuose „pasiklydusios“ sąskaitos;
Paskutinės minutės sąskaitos: informacija dėl būtinų sąskaitų atkeliauja paskutinę minutę arba per vėlai, todėl kyla stresas ir reikia dirbti papildomai, kad šias sąskaitas būtų galima laiku suvesti į sistemą;
Rankinis darbas: tai, kad reikia derinti sąskaitų ir banko išrašus, o sąskaitų-faktūrų informacijos įvedimas rankiniu būdu į apskaitos sistemą reikalauja itin didelio susikaupimo ir kelia stresą nesuklysti, erzina visus respondentus.

Pagrindinės priežastys naudotis šiuo įrankiu, kurias nurodė respondentai smulkiose ir vidutinėse įmonėse:

Mažiau rankinio darbo: suskaitmeninta pirkimo ir pardavimo sąskaitų informacija patenka tiesiai į apskaitos sistemą, todėl sumažėja klaidų tikimybė;
Informacija gaunama laiku: visos sąskaitos realiu laiku matomos sistemoje, todėl galima laiku pateikti būtinas deklaracijas ir stebėti sąskaitų-faktūrų bei pinigų srautus;
Per tą patį laiką aptarnaujama daugiau klientų: jeigu sistema veikia sklandžiai ir rankiniu būdu nereikia įvesti bei tikrinti sąskaitų informacijos, galima aptarnauti daugiau klientų;
Sumažinamos išlaidos buhalterinėms paslaugoms: dėl sistemos funkcionalumo nereikia samdyti papildomų buhalterių, kurie tvarkytų sąskaitas;
Progresas: procesų skaitmeninimas, centralizavimas, mažiau rankų darbo – tiek funkcionaliai, tiek emociškai tai įmonės komandai atrodo patraukliai ir gerina darbdavio reputaciją.

Kaip teigia Ž. Kaziukonis, „viskas viename“ principu veikianti „Banqup“ internetinė platforma palengvina sąskaitų faktūrų valdymo naštą, kuri tenka smulkiam ir vidutiniam verslui, individualiai dirbantiems asmenims bei laisvai samdomiems darbuotojams. Paprastai tariant, „Banqup“ – tai internetinė sąskaitų valdymo platforma, kurioje galima vienoje vietoje gauti, tvarkyti, archyvuoti, kurti ir išsiųsti sąskaitas, atlikti mokėjimus ir surinkti įmokas. Taip pat suteikiama galimybė sklandžiau bendradarbiauti su savo buhalteriu, su juo dalijantis finansiniais dokumentais bei sumažinti rankinio darbo poreikį dirbant su e-sąskaitomis. Be to, svarbu ir tai, kad sistemoje esančiomis sąskaitomis galima dalintis su užsienio partneriais – šiuo metu sistema veikia ne tik Lietuvoje, bet ir Latvijoje, Estijoje, Belgijoje, Nyderlanduose, Liuksemburge, Rumunijoje, Serbijoje ir kitose šalyse“, – sistemos privalumus vardija Ž. Kaziukonis.

„Banqup“ yra „Unifiedpost Group“ sprendimas. „Unifiedpost“ Lietuvoje veikia nuo 1998 m.