„Bijau sistemos klaidų“ – psichologinė baimė, kodėl lietuviai atidėlioja ERP diegimą

ERP sistemos Lietuvoje dažnai vertinamos kaip sprendimas, kuris geba pagerinti įmonės veiklą, tačiau jų diegimas neretai atidedamas. Ne dėl to, kad jos netinkamos, o dėl to, kad verslo vadovai patys jaučia baimę.

Dažniausiai išsakomas argumentas: „bijau sistemos klaidų“. Ši frazė skamba logiškai, bet realybėje ji slepia emocinę reakciją, kuri dažniau kyla iš psichologinių priežasčių nei iš faktinių rizikų.

Šiame straipsnyje sužinosite:

• Kodėl ERP diegimą stabdo ne techninės, o psichologinės baimės.
• Kaip status quo bias ir nuostolių vengimas veikia vadovų sprendimus.
• Kokios konkrečios baimės dažniausiai išsakomos prieš diegimą.
• Kodėl rankiniai procesai kelia didesnę riziką nei ERP sistemos.
• Kaip etapinis diegimas mažina pasipriešinimą ir keičia požiūrį.

Pokyčių baimė – natūralus, bet stabdantis reiškinys

Įmonių vadovai dažnai suvokia ERP sistemos diegimą kaip rizikingą ir sudėtingą procesą. Tokia reakcija susijusi su žmonių tendencija rinktis tai, kas pažįstama, net jei tai mažiau efektyvu. Psichologijoje tai vadinama status quo bias, kurio metu žmogus renkasi išlikti dabartinėje situacijoje dėl emocinio komforto.

ERP diegimą stabdo:

• Nežinomybės baimė – „nežinau, kas laukia po įdiegimo“.
• Kontrolės praradimo jausmas – „dabar viskas mano rankose, paskui bus sistemoje“.
• Nerimas dėl klaidų – „jei sistema padarys klaidą, kaltas būsiu aš“.
• Atsakomybės baimė – „kas bus, jei pasirinksiu netinkamą sistemą?“.
• Darbuotojų pasipriešinimo baimė – „ar komanda norės dirbti su nauja sistema?“.

Kodėl būtent lietuviai linkę vilkinti ERP diegimą?

Lietuvos verslo aplinkoje gajus atsargumo modelis – „jei kažkas dar veikia, neverta keisti“. Tai susiję su istoriškai suformuotu požiūriu, kad pokyčiai gali reikšti riziką ir komplikacijas. Taip susiformuoja vadinamoji prokrastinacinė vadyba, kai pokyčiai vilkinami iki tol, kol problema tampa didelė.

Dažniausiai naudojami pasiteisinimai:

• „Dar ne laikas“.
• „Reikia daugiau informacijos“.
• „Noriu palaukti, kaip seksis kitiems“.
• „Mūsų veikla per specifinė, sistema gali nesuveikti“.
• „Bijau, kad per diegimą prarasime duomenis“.

Žmonės labiau bijo įsivaizduojamų grėsmių nei realiai egzistuojančios rizikos

Psichologiniai tyrimai patvirtina, kad žmogaus baimė dažnai yra nukreipta ne į tai kas iš tikrųjų pavojinga, o į tai kas dar gali nutikti. Kahnemanas ir Tversky atlikdami tyrimus apie loss aversion (nuostolių vengimą) nustatė, jog žmonės dvigubai stipriau bijo prarasti esamą situacijos stabilumą nei siekti naujos naudos.  Tai reiškia, kad vadovas, kuris svarsto apie ERP sistemų diegimą, pirmiausia įsivaizduoja, ką gali prarasti (stabilumą, kontrolę, įprasto darbo logiką…), o ne tai, ką gali išlošti – greitesnius procesus, mažiau klaidų, aiškesnę finansų kontrolę.

Tokio tipo psichologinis vertinimas sukuria emocinę įtampą dėl kurios racionalus sprendimas tampa sudėtingesnis.

Kaip ši baimė pasireiškia ERP diegimo kontekste?

ERP sistemos suvokiamos ne kaip technologinė pažanga, o kaip „galimas stresas“, tad formuojasi tipiniai psichologiniai scenarijai.

• Vadovas bijo prarasti saugumo jausmą. ERP sistema atrodo kaip naujas, dar nepatikrintas sprendimas, todėl kyla nerimas: „O jei sistema sutriks ir viskas sustos?“ Tai veda į įsivaizduojamus blogiausius scenarijus, nors reali gedimų rizika profesionaliai diegiamuose sprendimuose yra itin žema.
• Dabartiniai metodai atrodo „patikimi“, nes jie pažįstami. Excel ar rankiniai procesai sukuria psichologinę iliuziją: „Jei tai veikia jau penkerius metus, veiks ir toliau.“ Tai status quo bias – polinkis rinktis dabartinę būseną vien todėl, kad ji jau egzistuoja.
• Nauja sistema vertinama kaip grėsmė, o ne kaip apsauga. ERP diegimas neretai matomas kaip „potenciali problema“, tarsi kažkas, kas gali sukelti daugiau bėdų nei naudos. Ši prielaida dažnai iškyla dėl žinių stokos, buvusių neigiamų istorijų rinkoje ar tiesiog nepasitikėjimo technologijomis.

Realios rizikos slypi senose sistemose, ne ERP sprendimuose

Paradoksalu, bet dažniausiai būtent rankiniai procesai kelia didesnę grėsmę verslui nei automatizuotos sistemos.

Kai procesai nėra integruoti, atsiranda tokios rizikos:

• Žmogiškos klaidos. Rankiniu būdu įvedant duomenis padidėja pavojus suklysti ir nedidelė klaida skaičiavimo formulėje gali lemti finansinius nuostolius.
• Informacijos dubliavimas. Kai duomenys egzistuoja keliuose failuose ar dokumentuose – dažnai jie tarpusavyje nebėra suderinti, o tai sukuria netikslumus ataskaitose ir trikdo sprendimų priėmimą.
• Duomenų neatnaujinimas. Dirbant su statinėmis lentelėmis ir dokumentais – informacija labai greitai tampa nebeaktuali, todėl sprendimai priimami remiantis pasenusiais duomenimis.
• Sunkiai sekama atsakomybė. Jei nėra vieningos sistemos, neaišku, kas konkrečiai atliko veiksmą ar padarė klaidą. Tai apsunkina procesų valdymą ir stabdo analizę.

Sprendimų nuovargis skatina atidėliojimą

Vadovai kasdien priima dešimtis sprendimų, todėl susiduria su decision fatigue (sprendimų nuovargiu). ERP pasirinkimas atrodo kaip dar vienas sunkus ir atsakingas žingsnis, kuriam „dar ne šiandien“. Taip atsiranda „atmesiu šią mintį vėlesniam laikui“ modelis.

Darbuotojų pasipriešinimo baimė: „o jeigu jie nenorės dirbti kitaip?“

ERP diegimas dažnai suvokiamas kaip pokytis, kuris darbuotojams sukels diskomfortą.

Vadovai baiminasi, kad:

• Darbuotojai priešinsis.
• Jiems reikės daug mokymų.
• Produktyvumas diegimo metu sumažės.
• Bus sukilimų tipo „seniau buvo geriau“.

Norint išvengti šio barjero – svarbu sistemą pristatyti kaip pagalbinį įrankį, o ne kaip priverstinį pakeitimą.

Excel iliuzija: „mes viską suvaldome“

Daug įmonių vis dar remiasi Excel ar primityviomis buhalterinėmis programomis. Tai suteikia kontrolės iliuziją, bet ne saugumą.

Rankiniai procesai kelia:

• Klaidos riziką (neteisingai įvesta formulė gali sugadinti visus duomenis).
• Duomenų dubliavimą.
• Sunkumus analizuojant informaciją.
• Priklausomybę nuo atskirų žmonių („jei išėjo administratorė – išėjo ir visa sistema“).

ERP sistemos pašalina šias rizikas, automatizuoja procesus, leidžia matyti realaus laiko duomenis ir centralizuoja veiklą.

ERP – ne vien technologija, o strateginis įmonės stabilumo įrankis

ERP sistemos nėra trapūs, rizikingi mechanizmai. Tai stabilūs, testuoti, evoliucionuojantys sprendimai, kurie pritaikomi prie įmonės augimo. Be to, tokie sprendimai, kaip pavyzdžiui Labbis siūlomos ERP sistemos, kuriamos taip, kad procesų valdymas taptų skaidresnis, efektyvesnis ir mažiau priklausytų nuo rankinių sprendimų.

ERP diegimas – kelionė etapais, o ne „viskas arba nieko“

Vienas iš būdų sumažinti baimę – diegti ERP sistemą dalimis.

• Pradėti nuo vieno skyriaus (pvz., finansų arba sandėlio).
• Palaipsniui plėsti į personalo, pirkimų, pardavimų segmentus.
• Lėtai, bet užtikrintai integruoti visą veiklos grandinę.
• Leisti komandai po truputį priprasti.

Tai sukuria saugumo jausmą ir išsklaido baimes.

Kai verslas suvokia, kad rizika yra likti be ERP

ERP sistema tampa sprendimu, kai vadovas supranta, kad:

• Rankiniai procesai sukuria daugiau klaidų nei skaitmenizacija.
• Informacijos dubliavimas stabdo augimą.
• Sprendimų priėmimas be realaus laiko duomenų yra spėlionė.
• Darbuotojai gaišta laiką darbams, kuriuos gali atlikti sistema.
• Kiekvienas mėnuo be automatizacijos reiškia prarastas galimybes.

ERP sistemos nėra klaidos – apsauga nuo jų

Bijoti sistemos klaidų – natūralu, tačiau tikroji baimė turėtų būti likti su klaidomis, kurios kyla iš žmogiškojo faktoriaus, informacijos fragmentacijos ir neintegruotų procesų.

Kai vadovas suvokia, kad ERP nėra rizika, o būdas nuo jos apsisaugoti, tuomet baimė virsta strateginiu mąstymu.